Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Mateusz Sadło, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod marką Hazelgrouse Studio, ul. Osadnicza 14, 08-440 Trąbki, NIP 8262224986. W sprawach danych osobowych pisz na sadlo.mateusz@gmail.com albo dzwoń pod +48 504 472 002.

2. Skąd mam dane i jakie

• Zapytania — z formularza na hazelgrouse.pl, e-maila, telefonu lub WhatsAppa: imię lub nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, branża i treść wiadomości, a także materiały, które przekażesz do projektu (teksty, logo, zdjęcia).
• Serwisy z ofertami usług (np. Oferteo, Useme, Fixly) — gdy wyślesz tam zapytanie, serwis przekazuje mi dane z niego: imię lub nazwę, dane kontaktowe i opis zlecenia. Serwisy te są odrębnymi administratorami Twoich danych i mają własne polityki prywatności.
• Klienci — dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy oraz do faktur: imię i nazwisko lub firma, adres, NIP, e-mail, telefon, historia korespondencji i płatności.
• Konta w panelu administracyjnym — adres e-mail, imię, dane z logowania przez Google (identyfikator i adres e-mail konta Google) oraz historia logowań i publikacji zmian.
• Publicznie dostępne źródła — dane kontaktowe firm (nazwa, adres, telefon, e-mail, adres strony, publiczne opisy działalności) z rejestrów i katalogów firm oraz ze stron internetowych tych firm, gdy przygotowuję propozycję współpracy.
• Dane techniczne — adres IP osoby wysyłającej formularz (ochrona przed spamem), standardowe logi serwera oraz — po wyrażeniu zgody na cookies analityczne — zanonimizowane statystyki odwiedzin.

3. Cele i podstawy prawne

• Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie bezpłatnego projektu i oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prowadzenie korespondencji).
• Zawarcie i wykonanie umowy, w tym utrzymanie strony i obsługa konta w panelu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wystawianie faktur, prowadzenie księgowości i rozliczenia podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości).
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Przygotowanie propozycji współpracy dla firm, których dane pochodzą z publicznych źródeł — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w pozyskiwaniu klientów). Informacje handlowe e-mailem, SMS-em lub telefonicznie wysyłam wyłącznie wtedy, gdy pozwalają na to przepisy prawa komunikacji elektronicznej, w szczególności za uprzednią zgodą adresata.
• Informowanie dotychczasowych klientów o moich usługach — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z zastrzeżeniem zdania poprzedniego.
• Bezpieczeństwo strony i panelu oraz ochrona przed nadużyciami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Statystyki odwiedzin — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda, którą możesz w każdej chwili wycofać).

4. Jak długo przechowuję dane

• Zapytania, które nie zakończyły się umową — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dane firm z publicznych źródeł — do 12 miesięcy od ich pozyskania albo do zgłoszenia sprzeciwu, jeśli nastąpi wcześniej.
• Dane klientów — przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat dla pozostałych).
• Faktury i dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Konto w panelu — przez czas jego istnienia; po usunięciu konta dane usuwam, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów lub z potrzeby obrony roszczeń.
• Adres IP z formularza — kilka minut w pamięci serwera, bez trwałego zapisu.

5. Komu powierzam dane

Korzystam z dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na moje polecenie:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery, na których działa strona, panel i baza danych.
• Cloudflare — ochrona formularza przed botami (Turnstile) i przechowywanie plików.
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail z formularza i z panelu.
• Google — poczta e-mail, z której korespondencję prowadzę, oraz logowanie do panelu („Zaloguj przez Google”).
• SMSAPI lub Twilio — powiadomienia SMS o nowych zapytaniach, o ile są włączone.
• Anthropic — odpowiedzi asystenta AI, o ile działa na stronie (pkt 10).
• Bank, operatorzy płatności oraz podmioty świadczące usługi księgowe — w zakresie rozliczeń.
• Umami — statystyki odwiedzin; instancję prowadzę sam, dane nie trafiają do zewnętrznej platformy analitycznej.
• Organy publiczne — gdy wymagają tego przepisy.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Cloudflare, Resend, Google, Twilio i Anthropic mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) — w przypadku podmiotów nią objętych — albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres z pkt 1.

7. Twoje prawa

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii,
• sprostowanie danych,
• usunięcie danych,
• ograniczenie przetwarzania,
• przenoszenie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — w tym w każdej chwili wobec przetwarzania w celu przedstawienia oferty; po sprzeciwie przestaję w tym celu przetwarzać Twoje dane,
• wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania,
• skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Czy musisz podać dane

Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie odpowiem. Podanie danych do umowy i faktury jest warunkiem jej zawarcia i wynika z przepisów podatkowych.

9. Zautomatyzowane decyzje i bezpieczeństwo

Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Połączenia ze stroną i panelem są szyfrowane, dostęp do panelu ma tylko upoważnione konto, a oprogramowanie serwera jest regularnie aktualizowane.

10. Asystent AI

Jeżeli na stronie działa asystent AI, wiadomości, które do niego piszesz, wraz z historią bieżącej rozmowy są przekazywane do Anthropic PBC (USA), który generuje odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Treści rozmów nie zapisuję w bazie danych; rozmowa pozostaje w pamięci sesji Twojej przeglądarki do zamknięcia karty. Anthropic usuwa dane otrzymane przez API w ciągu 30 dni, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z prawa lub z wykrytego naruszenia zasad korzystania z usługi. Nie podawaj w rozmowie danych, których nie potrzebujesz.

11. Cookies

Zasady korzystania z plików cookies i pamięci lokalnej opisuje Polityka cookies na hazelgrouse.pl/cookies.

12. Zmiany polityki

Politykę aktualizuję, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na hazelgrouse.pl/privacy.